广州华南商贸职业学院学籍管理规定（修订）

作者：教学科研部 发布时间：2023-08-25

院字〔2023〕38号

第一章  总  则

第一条  为规范学生的学籍管理，维护学校正常教育教学秩序，确保人才培养质量，保障学生合法权益，根据中华人民共和国教育部令第41号《普通高等学校学生管理规定》 《普通高等学校新生学籍电子注册办法》以及广东省教育厅有关全日制高等院校学籍管理的规定，结合学校实际，制定本规定。

第二条  本规定适用于具有我校正式学籍并接受普通高等学历教育的学生。

第二章  学  制

第三条  全日制普通专科学制分为三年、两年，以招生录取信息为准。三年制学生最长修业年限为六年，两年制学生最长修业年限为五年。在校学生参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队）的学生，服役期间不计入最长修业年限。

第三章  学生的权利与义务

第四条  学生在校期间依法享有下列权利：

（一）参加教育教学计划安排的各项活动，按学校规定使用教育教学设施、设备、图书资料等资源；

（二）按照国家及学校有关规定参加社会实践、社会服务、专业竞赛、科技服务、信息咨询、勤工助学、学生社团、文娱体育及科技文化创新等活动，获得就业指导和服务；

（三）按规定获得奖学金、助学金，申请助学贷款、困难补助、减免学费；

（四）允许按照规定申请转换专业、选择专业方向，选修、免修、自修课程；

（五）在思想品德、学业成绩、身体素质等方面获得科学、客观评价；在德、体合格，并完成教学计划规定的课程学习和教学环节，成绩合格、证书齐备、修满规定的学分后，可获得相应的学历证书；

（六）对学校给予的处理不服有提出申诉的权利；

（七）在校内组织、参加学生团体，以适当方式参与学校管理，对学校与学生权益相关事务享有知情权、参与权、表达权和监督权；

（八）国家法律、法规规定的其他权利。

第五条  学生在校期间依法履行下列义务：

（一）遵守法律法规，遵守校纪校规；

（二）自觉维护社会稳定和民族团结，自觉维护学校的形象和声誉；

（三）按照学校规定按时报到、注册，缴纳学费及有关

费用，按时偿还国家为其提供的需偿还的资助经费（助学贷款）等；

（四）服从学校管理，维护学校教育教学秩序和生活秩序，养成良好的道德品质和行为习惯；

（五）努力学习，完成学校规定的学习、实践任务；

（六）按照国家就业方针政策就业。

第四章  入学与注册

第六条  按国家招生规定被我校录取的新生，须持我校《录取通知书》和规定证件，按期到校办理入学手续，并按规定缴费。因故不能按期入学者，应在10个工作日内以书面的形式向学校招生部门请假，除因不可抗力等正当事由外，未经请假或请假逾期，视为放弃入学资格。

第七条  新生报到时，由招生部门工作人员对报到学生资料进行初审，要求学生本人与身份证、录取通知书及学生纸质档案三证相符。审查合格者办理入学手续；审查发现新生的录取通知、考生信息等证明材料与本人实际情况不符，或有其他违反国家招生考试规定情形的，取消入学资格。

第八条  新生有下列情形之一者，可以申请保留入学资格：

（一）身心状况暂不适宜在校学习；

（二）应征入伍；

（三）自主创业；

（四）因不可抗力暂不能入学。

新生保留入学资格期限为1年，情况特殊经学校核准，可延长至2年；新生应征入伍，学校保留其入学资格至退役后2年。

第九条  新生办理保留入学资格，应由本人在学校规定的新生报到时间前向学校招生部门提出书面申请，并出具相关证明材料（如患病需提供二级甲等及以上医院诊断证明、参军入伍需提供入伍通知书或当地征兵部门出具的书面证明），如有其他特殊原因保留学籍，也须提供相关证明材料。保留入学资格期间不具有学籍。

第十条  新生保留入学资格期满前，应向学校申请入学，经学校审查合格后办理入学手续；审查不合格者取消入学资格；无正当理由逾期1个月不办理入学手续者，视为放弃入学资格。新生重新报名参加高考的，视为自动放弃原入学机会，入学资格不再保留。

第十一条  新生入学后，学校应当在3个月内按照国家招生规定进行复查。各二级学院参照新生录取名册及电子档案核查并由学生签字确认。复查合格者，办理学籍注册。对于电子档案不符的存疑考生，与生源地省级招生考试机构核实，严防冒名顶替和资格造假。未经省级招生考试机构办理录取手续的新生以及其他违规录取的新生，一律不予学籍注册，并报告有关部门。

复查内容主要包括：

（一）录取手续及程序等是否合乎国家招生规定；

（二）所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定；

（三）本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致；

（四）身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求，能否保证在校正常学习、生活；

（五）艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求；

（六）学校认为需要复查的其他事项。

复查中发现学生存在弄虚作假情形，确定为复查不合格，取消学籍；情节严重的移交有关部门调查处理。复查中发现学生身心状况不适宜在校学习，经二级甲等及以上医院诊断，需要在家休养的，可以申请保留入学资格一年。

第十二条  每学期开学第一周，学生应凭学生证按时到所在二级学院办理注册手续。因故不能如期注册者，必须履行暂缓注册手续。

未按学校规定缴纳学费或者有其他不符合注册条件的，不予注册。

（一）注册条件：1.在校；2.缴清学费。

家庭经济困难的学生可以申请助学贷款或者其他形式资助，按照学生发展部有关规定办理相关手续后予以注册。

（二）不能如期到校报到或不能按时缴清学费（如助学贷款开学时贷款手续未办理完成，待手续完成后由学生发展部出具名单，教学科研部统一注册）的学生必须办理暂缓注册手续。暂缓注册必须由学生本人在开学2周内提出申请，

经二级学院、学生发展部、教学科研部同意后办理完成。

（三）超过一个月未办理注册和暂缓注册的按照不予注册处理。不予注册的学生不能参加学校正常的选课、成绩查询、考试等教学活动。

第五章  转专业与转学

第十三条  学生入学后一般应在所录取的专业注册完成学业，但有下列情况之一者，在其他专业有学位的前提下，可以在同培养层次的专业间申请转换专业：

（一）新生入学后学习确有困难的，经学校有关部门认定后可以申请转专业；

（二）按照专业大类（群）招生的学生，可在一年级按照规定，在所在专业大类（群）中申请一个具体的专业或专业方向；

（三）对于有特殊原因的二年级学生，经学校批准可以申请转入一年级其他相关专业；

（四）个别学生在校（籍）期间发现有某种疾病或生理缺陷，经二级甲等及以上医院检查证明，不能在原专业学习，但尚能在本校其他专业学习的，可以申请转专业；

（五）个别学生在某些方面有突出才能（专业技能证书、获奖证书、作品等证明），转专业更能发挥其特长的，经学校组织的测试或审核通过后，可申请转入相关专业；

（六）在籍学生服兵役退伍复学或创业休学期满后，因

自身情况需要转专业的，可以申请转换专业。

学生申请转专业时间原则上每年5、11月，审核批准后下学期第一周到新的专业学习；学生在校期间一般只能转1次专业，转入特殊招生的专业（如艺术、体育类等）需要符合该专业招生时的报名考试要求。

第十四条  学生有下列情况之一者，不得申请转专业：

（一）已上三年级；

（二）在休学、保留学籍和保留入学资格期间；

（三）有记过以上违纪处分或已达到退学条件；

（四）已有一次转专业记录；

（五）不同培养层次之间者（即不予跨培养层次转专业）；

（六）相关政策不允许转专业者（如在艺术类专业与非艺术类专业互转）；

（七）其他无正当理由。

第十五条  满足转专业条件的学生，由本人向所在学院申请，转出学院核准，拟转入学院同意，经主管校领导审核后，由教学科研部办理专业调整手续。

第十六条  被我校录取的学生，一般应当在我校完成学业。因患病或有特殊困难，无法继续在我校学习者，可以申请转出我校。有下列情形之一者，不得转学：

（一）新生未在我校报到注册，或入学未满一学期，或毕业前一年；

（二）高考成绩低于拟转入学校相关专业同一生源地当年录取成绩；

（三）拟转入学校相关专业高于现专业层次；

（四）拟转入学校高于我校录取批次；

（五）应予退学、开除学籍或无学籍、正在休学、保留学籍；

（六）招生时以定向就业等特殊要求或特殊形式招生；

（七）二次转学及其他无正当转学理由。

学生因学校培养条件改变等非本人原因需要转学的，学校出具证明，由所在地省级教育行政部门协商转学到同层次学校。

第十七条  学生转学由学生本人提出申请，说明个人理由，经所在学校和拟转入学校同意，由转入学校负责审核转学条件及相关证明，认为符合本校培养要求且学校有培养能力的，经学校校长办公会或者专题会议研究决定可以转入。

跨省转学的，由转出地省级教育行政部门协商转入地省级教育行政部门，按转学条件确认后办理转学手续。需转户口的由转入地省级教育行政部门将有关文件抄送转入学校所在地的公安机关。

第十八条  已被其他学校录取，申请转入我校的学生，限制条件与第十六条的要求相同，由转出学校先期审核。凡符合转入条件的学生，由教学科研部配合办理转入流程并完成学籍登记。

第六章  休学与复学

第十九条  学生可以分阶段完成学业，除另有规定外，应当在学校规定的最长学习年限（含休学和保留学籍的时间）内完成学业。学生申请休学或者学校认为应当休学的，经学校批准可以休学。学生休学一般以一年为限，最多休学次数为2次。

第二十条  学生有下列情况之一者，应予休学：

（一）学生因病经二级甲等及以上医院诊断，须停课治疗或休养，或其他原因预计缺课达到一学期授课总学时数的三分之一（含三分之一）以上；

（二）学生因创业需要须中途休学；

（三）因某种原因，经本人申请并获批准或学校认为必须休学。

第二十一条  学生因伤、病或精神疾病等身体原因经二级甲等及以上医院诊断，认为需较长时间（超过1.5个月）治疗休养者应予休学。属于肝炎、肺结核等传染病患者经二级甲等及以上医院确诊，先办理请假手续在家休养并进行正规治疗。如1.5个月后再经二级甲等及以上医院检查，未完全治愈或不符合相关返校标准的，必须办理休学。休学由学生本人或监护人申请，并附二级甲等及以上医院证明。

第二十二条  学校为入伍中断学业的学生，办理保留学籍的手续。入伍学生需填写《广州华南商贸职业学院学生学籍异动审核表》，提交包含入伍通知书的证明材料，所在学院签署意见后按流程审核备案。学校为应征入伍学生保留学籍至退役后2年，并与其所在的部队建立管理关系。学生参加学校组织的跨校联合培养项目，学校为其办理休学；在联合培养学校学习期间，学校同时为其保留学籍。

第二十三条  学生因创业需要，可申请创业休学。申请创业休学的学生，应提交相关支撑材料，如商业计划书、营业执照等，经家长认可、按程序审核通过者，即可办理创业休学手续。

第二十四条  学生休学须填写《广州华南商贸职业学院学生学籍异动审核表》，所在学院审核同意，经教学科研部审核并报分管校领导签批。学生获准休学后，办理离校手续。办理离校手续后，辅导员凭离校登记表告知学生限期离校。未办理休学手续擅自离校者，学校有权取消其学籍。

第二十五条  学生休学一般以一年为期。学期中途办理休学者，该学期按休学计算。休学期满后仍不能复学者，需经本人申请，学生发展部、教学科研部、主管校领导批准，可继续申请休学，但累计不得超过两年。

第二十六条  休学期间学生不得擅自跟班上课和参加考核，不享受在校生的待遇。学生休学期间的行为由学生本人负责。因病休学学生的医疗费按国家及当地的有关规定处理。

第二十七条  学生休学期满，应在学校规定的期限内提出复学申请，经学校复查合格，方可复学。学生复学按下列规定办理：

（一）学生休学期满，应于每学期开学两周内持有关证明，填写复学申请表按流程办理申请复学手续。

（二）因伤、病休学的学生申请复学时，必须由二级甲等及以上医院诊断证明已恢复健康，并经学校医务部门或心理咨询中心复查合格，方可复学；

（三）参军退役后复学的学生，需提供退役证等证明材料，按规定流程办理复学手续；

（四）超过期限未办理复学手续的学生，不再保留学籍，按自动退学处理。休学期间，如有严重违法乱纪行为者，取消复学资格；

（五）复学的学生随原专业的相应年级学习，已获得的学分自动保留；如原专业已无相应班级，可协商转入相近专业学习；如休学前存在未合格的课程，复学后应参加重修；如休学时存在未参加期末考试的课程，复学时应参加补考。

第七章  留级与退学

第二十八条  学生在校学习期间，各学年必须按照相应专业人才培养方案的要求取得规定的学分。凡一学年内取得的学分低于该学年总学分60%者，应当留级。留级手续在每学年开学后一个月内办理，留级学生在办理留级手续后转入低一年级学习。

第二十九条  学生有下列情况之一者，应予以退学或视为退学，取消学籍：

（一）应当留级而不愿留级；

（二）一学年内取得的学分低于该学年总学分40%或连续两学年取得的学分低于该学年总学分50%；

（三）未履行请假手续、逾期两周未报到而又无正当事由者；超过学校规定期限未注册而又未履行暂缓注册手续者；

（四）休学或保留学籍期满，开学后两周内未提出复学申请或申请复学经审查不合格；

（五）学生休学和实际在校学习累加时间超过所规定的学习年限；

（六）根据教育部《普通高等学校招生体检工作指导意见》，经二级甲等及以上医院确诊证明患有精神病、癫痫、严重脏器功能衰竭等疾病或有意外伤残不能坚持正常学习；

（七）本人强烈要求退学且经劝说无效；

（八）已达到学校规定的最长学习年限，但未达到毕业或结业要求；

（九）违反校规校纪达到退学条件的。

第三十条  本人自愿退学的，填写《自愿退学申请表》，且须附有家长同意退学的书面证明，按程序报批，经学校审核同意后，办理退学手续；其余情况的退学取消学籍处理，由学生所在学院签署意见，经学生发展部和教学科研部会签，报校长办公会研究决定。退学或取消学籍的学生，均不得申请复学。

第三十一条  学生退学处理决定书，由教学科研部送达本人或家长，同时报广东省教育厅备案，注销其学籍。退学决定书自送达之日起生效。无法送达本人的，在校内公告30天，公告期满视为已经送达。

第三十二条  学生退学的善后处理，按下列规定办理：

（一）退学学生办理完退学手续后应当天离校；退学学生的档案由学校学生档案管理部门退回其家庭所在地，户口按照国家相关规定迁回原户籍地或者家庭户籍所在地；无故逾期不办理者，学校有关部门注销其在校内的各种关系；

（二）因病退学者，由家长或监护人负责领回；

（三）学校为退学学生开具退学证明，并根据其学习年限（学满一年以上）发给肄业证书或者写实性学习证明（学习未满一年）。未经学校核准擅自离校的学生，不予办理退学证明和成绩证明；

（四）学生对退学处理有异议的，可在接到学校退学处理决定书之日起5个工作日内，向学校提出书面申诉；

（五）学校对学生提出的申诉进行复查，并在接到书面申诉之日起15个工作日内，作出复查结论并告知申诉人。

第八章  毕业、结业与肄业

第三十三条  有正式学籍的学生学业期满，德、智、体等全面鉴定合格，修完注册专业教学计划规定的全部课程和实践教学等环节，考核成绩合格，获得注册专业规定的学分、证书者，每年5月30日前提交毕业资格审核，校长办公会审议通过后准予毕业，发给所注册专业的毕业证书。毕业资格的审核以学生所毕业专业入学当年的教学计划为依据。

第三十四条  学生未修完注册专业教学计划规定的全部课程和实践教学等环节，但在校学习达到或超过一年，颁发肄业证书；在校学习不足一年或开除学籍者，仅出具写实性学习证明。

第三十五条  学生学习期满，修完注册专业教学计划规定的课程，但有下列情形之一者，不准毕业，按结业处理：

（一）未修完本专业教学计划规定的全部课程；

（二）必修课有一门以上（含一门）课程不及格；

（三）公选课学分不够；

（四）人才培养方案规定的技能证书未获得；

（五）学费未缴清不能注册；

（六）学生在校期间各类违纪处分（除开除学籍外）未撤销；

（六）思想品德评定不及格。

第三十六条  思想品德评定不及格者、违纪处分未撤销者，结业半年后至一年内确有悔改表现或显著进步的，可向二级学院申请换发毕业证书，但须提交工作单位（或街道）出具的鉴定材料，经所在学院、教学科研部审查达到毕业要求，可换发毕业证书。换发的毕业证书，毕业时间按发证日期填写。

第三十七条  学生未达到毕业标准，在学校规定的学习年限内，可以延长在校学习时间。需要在校延长学习时间的，由学生本人提出申请、二级学院审核、教学科研部、主管校领导批准后，可以继续在校学习完成学业。延长在校学习时

间者，需按规定注册、缴纳学费和相关费用。

未达到毕业标准并且未申请延长在校学习时间者，离校时作结业处理，发给结业证书。

第三十八条  学生结业离校后2年内可参加重修，包括毕业设计（论文）、岗位实习等，但须由学生本人向学校提出书面申请，经学校审核同意后参加重修。若全部合格给予颁发毕业证书，并收回结业证书。合格后颁发的毕业证书，毕业时间按发证日期填写。逾期不提出者视为自动放弃机会。

第三十九条  换证年限定为3年（以学生结业离校的时间开始计算），换证受理时间为每年6月份和12月份，其他时间不予受理。超过结业年限3年，学校不再为学生换发毕业证书。

第九章  学业证书管理

第四十条  对违反国家招生规定取得入学资格或者学籍的学生，学校取消其学籍，不颁发学历证书；已颁发学历证书的，学校依法予以撤销。对以作弊、剽窃、抄袭等学术不端行为或者其他不正当手段获得的学历证书，学校依法予以撤销。被撤销的学历证书如已注册，学校予以注销并报教育行政部门宣布无效。

第四十一条  学校严格按照招生时确定的办学类型和学习形式，以及招生录取时填报的个人信息等填写、颁发学

历证书及其他学业证书。

第四十二条  毕业证书、结业证书、肄业证书只发一次。如有遗失，不再补发。特殊情况下，经本人申请、学校核实后可出具相应证明书。证明书与原证书具有同等效力。

第四十三条  学校执行国家高等教育学籍学历电子注册管理制度，按相关规定及时完成学生学籍学历电子注册。学籍学历电子注册具体要求和流程按学校规定执行。

第十章  学籍信息变更

第四十四条  按照《广东省教育厅关于做好高等学校本专科学生学籍基本信息变更工作的通知》规定，新生报到时确因高考报名录入等原因，造成学生学籍信息有误的，应提供相关证明材料，到学校招生部门申请信息变更。

第四十五条  学生在校期间变更姓名、身份证等信息，须填写《广东省普通高等学校本专科学生基本信息变更申请表》，并提供有法定效力的证明材料。学生在校期间修改信息由教学科研部负责，每年4月、11月学校向教育厅报送学生信息修改材料。

第四十六条  学生变更身份证号码信息，需提供户口簿、身份证及由户口所在地公安机关出具并经国家公证机关公证的证明文件（移居港澳的提供公安机关出具的户籍注销证明及港澳身份证）。身份证号码涉及出生日期变更的，还需提供《医学出生证明》等证明材料。

第四十七条  学生变更姓名信息，应先到户籍所在地户籍管理部门办理变更手续。学生在户籍所在地户籍管理部门变更信息之后，并持户籍所在地户籍管理部门开具的身份证明、身份证复印件、户口簿复印件和学校档案室提供的录取花名册复印件等材料，向教学科研部提出变更姓名申请。

第四十八条  学生变更民族信息，需提供户口簿、身份证及由户口所在地民族宗教事务委员会出具并经国家公证机关公证的民族成分修改证明。

第四十九条  学生变更性别信息，需提供户口簿、身份证及由户口所在地公安机关出具并经国家公证机关公证的证明文件。

第五十条  教学科研部负责受理学生学籍信息变更申请。符合学籍信息变更条件的，经学校核准，报广东省教育厅备案。在学籍学历信息管理平台上完成变更后，向学生正式转达信息变更通知。

第五十一条  学校只受理在校生变更学籍信息的申请，学生在校期间不能二次变更学籍信息。学生毕业离校后，学校不再受理其变更学籍信息的申请。

第五十二条  学校工作人员利用职务之便，为学生违规变更学籍信息，或提供虚假证明以及未按规定操作，其所变更的学生学籍信息无效。对于违规操作者，追究相关人员的责任。

第十一章  附  则

第五十三条  本规定自颁布之日起施行，原《广州华南商贸职业学院学籍管理实施细则》（华贸教字〔2021〕2号）同时废止。其他有关文件规定与本规定不一致的，以本规定为准。

第五十四条  本规定施行期间，若国家或上级主管部门发布新规定，导致本规定有关条款与新规定不符的，按上级发布的新规定执行，并及时对本规定进行修订。